· Clean Logic
Интеграция CRM с 1С: что передавать и как избежать дублей
Какие данные должны ходить между CRM и 1С, какая система главная для клиентов, товаров и оплат, и где интеграции ломаются чаще всего.
Менеджер закрывает сделку в CRM, затем открывает 1С и вбивает того же клиента и те же товары, чтобы выставить счёт. Бухгалтер получает оплату и сообщает менеджеру в мессенджере. Каждое такое действие занимает минуты и раз в неделю заканчивается ошибкой в счёте.
Интеграция убирает двойной ввод. Но её легко сделать так, что через месяц в обеих системах окажутся дубли клиентов и расхождения в остатках. Разберём, как спроектировать обмен, чтобы этого не случилось.
Сначала решите, какая система главная
Главный источник проблем в интеграциях: одну и ту же запись можно менять в двух местах. Менеджер правит телефон клиента в CRM, бухгалтер правит его в 1С, и обмен не знает, чья версия верная.
Для каждого типа данных назначьте одну систему-владельца. Типичное распределение:
| Данные | Где создаются и меняются | Куда передаются |
|---|---|---|
| Контакты и сделки | CRM | 1С, при выставлении счёта |
| Товары, цены, остатки | 1С | CRM, по расписанию |
| Счета и накладные | 1С | CRM, как документ в сделке |
| Оплаты | 1С | CRM, как смена стадии сделки |
Во второй системе эти поля делают доступными только для чтения. Сотрудники быстро привыкают, а расхождения исчезают.
Выберите ключ для сопоставления
Чтобы не плодить дубли, обмен должен узнавать уже существующую запись. Для этого нужен устойчивый идентификатор.
Для юридических лиц подходит УНП. Для физических лиц чаще всего используют телефон, приведённый к единому формату. Название компании в качестве ключа не годится: «ООО Ромашка» и «Ромашка ООО» система сочтёт разными клиентами.
Перед запуском обмена почистите базу. Объедините дубли в CRM и в 1С по отдельности, иначе интеграция аккуратно перенесёт беспорядок из одной системы в другую.
Определите момент передачи
Не всё нужно синхронизировать мгновенно. Мгновенный обмен сложнее и дороже, а пользы от него часто нет.
- Товары и цены обновляйте в CRM по расписанию, например раз в час или ночью.
- Остатки передавайте чаще, если менеджеры продают со склада.
- Счёт создавайте в 1С по действию менеджера: сделка перешла на стадию «выставить счёт».
- Оплату возвращайте в CRM, когда бухгалтер провёл выписку.
Событие в одной системе должно запускать одно понятное действие в другой. Если вы не можете описать правило одним предложением, сотрудники тоже его не поймут.
Выберите способ обмена
Есть три распространённых варианта.
Готовый модуль. У популярных CRM есть штатные модули обмена с типовыми конфигурациями 1С. Они ставятся быстро и подходят, когда ваши процессы близки к стандартным.
Обмен через API. Разработчик пишет сервис, который забирает данные из одной системы и передаёт в другую. Этот путь дороже, зато учитывает ваши доработки конфигурации и нестандартные поля.
Обмен файлами. Системы выгружают и загружают файлы по расписанию. Способ устаревший, но иногда единственный для старых конфигураций.
Выбор зависит от того, насколько сильно доработана ваша 1С. Поэтому разработчик сначала изучает конфигурацию и только потом называет способ и стоимость.
Продумайте, что будет при сбое
Обмен сломается. Отключится интернет, обновится 1С, кто-то переименует поле. Вопрос в том, заметите ли вы это в тот же день.
Заложите в интеграцию:
- журнал обмена, где видно, что передалось и что нет;
- уведомление ответственному при ошибке;
- повторную отправку записей, которые не прошли;
- защиту от повторного создания документа при повторной отправке.
Без журнала вы узнаете о сбое от клиента, которому не пришёл счёт.
Проверьте на реальных сделках
Перед запуском проведите несколько сделок по полному циклу вместе с менеджером и бухгалтером: новый клиент, существующий клиент, частичная оплата, возврат, скидка. На тестовых данных всё работает, а на настоящих всплывают клиенты без УНП и товары без единиц измерения.
Запишите, что должно получиться в каждой системе после каждого шага, и сверьте результат.
Что подготовить до обращения к разработчику
- Версию и название конфигурации 1С, список доработок.
- Название CRM и тариф: от него зависит доступ к API.
- Описание пути сделки от заявки до оплаты.
- Список полей, которые сотрудники сейчас вводят дважды.
С этим набором оценка займёт дни, а не недели. Подробнее о том, как мы ведём такие проекты, читайте на странице внедрения CRM и интеграции с 1С.